Se cuenta en una leyenda urbana que si repetimos varias veces delante de un espejo la palabra "Verónica" se producirán trágicos sucesos. Una adaptación de esta leyenda es la película CandyMan, basada en "Bloody Mary", que no es más que la "Verónica" anglosajona. Otra película relacionada con la leyenda es Beetlejuice (en castellano Bitelchús), dirigida por Tim Burton y protagonizada por Michael Keaton. Bitelchús es un irreverente, grotesco y desaliñado difunto que ayuda a los fantasmas a echar de su hogar a las personas molestas. Bitelchús es, en cierto modo, un exorcista de seres vivos, y aparece en escena al pronunciar tres veces su nombre delante de un espejo.
Los Project Managers, al enfrentarnos a un problema, deberíamos situarnos delante de un espejo. No se trata de invocar a Bitelchús, sino de buscar la causa raíz, el origen, y no conformarnos con una solución rápida. Para ello, nos preguntaremos delante del espejo "¿por qué?" tantas veces como sea necesario.
Supongamos un proyecto en el que no vamos a poder realizar una entrega a tiempo. Nos han notificado que no disponemos de todo el material que necesitamos, así que hemos decidido llamar a otro proveedor para resolver el problema. Pero no deberíamos conformarnos con esta solución, deberíamos, además, buscar el origen del problema.
Situémonos delante del espejo:
- "No voy a poder entregar el pedido a tiempo"
- ¿Por qué? Porque no tengo todo el material necesario para finalizar la entrega.
- ¿Por qué? Porque uno de los distribuidores no me ha entregado parte del material.
- ¿Por qué? Porque este distribuidor necesita 15 días para entregar el pedido y no se le avisó hasta ayer
- ¿Por qué? Porque desconocíamos que este proveedor necesitaba 15 días para entregar el pedido
- ¿Por qué? Porque creíamos que este proveedor necesitaba menos tiempo para entregar el pedido.
Observemos que así como vamos preguntando y avanzando hacia la causa raíz del problema, más difícil nos resulta responder.
En este ejemplo, ya no es necesario seguir preguntando, hemos encontrado la causa raíz. Por una parte, trataríamos de solucionar el problema buscando otro proveedor que nos permitiera cumplir con plazo (si lo hubiera). Por otra parte, estableceríamos un procedimiento que nos evitara problemas similares futuros. Podríamos, por ejemplo, registrar el tiempo de entrega de nuestros proveedores habituales, revisándolo periódicamente.
Esta técnica empezó a utilizarse en las fábricas japonesas de los años 70. En aquel momento, se llegó a la conclusión que preguntando de forma sistemática 5 veces "¿Por qué?" se podía conocer el origen de los problemas habituales de producción, distribución, etc.
Esta técnica de los 5 "¿por qué?" puede llevar más trabajo del que aparenta, y puede aplicarse tanto de forma individual como en grupo. Aparte de ayudarnos a solucionar problemas, podemos utilizarla para solucionar conflictos, tomar decisiones, buscar alternativas, etc. Y aunque la técnica sea conocida como los 5 "¿por qué?" en muchas ocasiones no será necesario llegar a las 5 preguntas, si bien habrá casos en que no será suficiente.
Y tú, ¿te preguntas el por qué de tus problemas?
Los Project Managers, al enfrentarnos a un problema, deberíamos situarnos delante de un espejo. No se trata de invocar a Bitelchús, sino de buscar la causa raíz, el origen, y no conformarnos con una solución rápida. Para ello, nos preguntaremos delante del espejo "¿por qué?" tantas veces como sea necesario.
Supongamos un proyecto en el que no vamos a poder realizar una entrega a tiempo. Nos han notificado que no disponemos de todo el material que necesitamos, así que hemos decidido llamar a otro proveedor para resolver el problema. Pero no deberíamos conformarnos con esta solución, deberíamos, además, buscar el origen del problema.
Situémonos delante del espejo:
- "No voy a poder entregar el pedido a tiempo"
- ¿Por qué? Porque no tengo todo el material necesario para finalizar la entrega.
- ¿Por qué? Porque uno de los distribuidores no me ha entregado parte del material.
- ¿Por qué? Porque este distribuidor necesita 15 días para entregar el pedido y no se le avisó hasta ayer
- ¿Por qué? Porque desconocíamos que este proveedor necesitaba 15 días para entregar el pedido
- ¿Por qué? Porque creíamos que este proveedor necesitaba menos tiempo para entregar el pedido.
Observemos que así como vamos preguntando y avanzando hacia la causa raíz del problema, más difícil nos resulta responder.
En este ejemplo, ya no es necesario seguir preguntando, hemos encontrado la causa raíz. Por una parte, trataríamos de solucionar el problema buscando otro proveedor que nos permitiera cumplir con plazo (si lo hubiera). Por otra parte, estableceríamos un procedimiento que nos evitara problemas similares futuros. Podríamos, por ejemplo, registrar el tiempo de entrega de nuestros proveedores habituales, revisándolo periódicamente.
Esta técnica empezó a utilizarse en las fábricas japonesas de los años 70. En aquel momento, se llegó a la conclusión que preguntando de forma sistemática 5 veces "¿Por qué?" se podía conocer el origen de los problemas habituales de producción, distribución, etc.
Esta técnica de los 5 "¿por qué?" puede llevar más trabajo del que aparenta, y puede aplicarse tanto de forma individual como en grupo. Aparte de ayudarnos a solucionar problemas, podemos utilizarla para solucionar conflictos, tomar decisiones, buscar alternativas, etc. Y aunque la técnica sea conocida como los 5 "¿por qué?" en muchas ocasiones no será necesario llegar a las 5 preguntas, si bien habrá casos en que no será suficiente.
Y tú, ¿te preguntas el por qué de tus problemas?
Informático. IT Development Manager. Docente Universitario de Dirección de Proyectos y MBA en UIB y UAX.
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