¿Gestionamos proyectos o gestionamos herramientas? ~ Hands-on Project Management

Los Directores de Proyectos solemos utilizar herramientas para la gestión de nuestros proyectos. El problema es que muchas veces olvidamos que necesitamos gestionar proyectos y no gestionar herramientas.

Las herramientas no gestionan el proyecto, dan soporte al Director de Proyectos para gestionarlo. Por el hecho de tener una herramienta el proyecto no se gestionará solo.
Las herramientas deben facilitar el trabajo al Director de Proyectos, no restarle libertad de acción ni supervisarlo. Muchas herramientas sobrecargan las tareas del Director de Proyectos, obligándole a aportar información totalmente innecesaria, impidiendo que se centre en lo realmente importante.
El Director de proyectos toma las decisiones, no las herramientas. Las herramientas deben proporcionar información para agilizar el proceso de toma de decisiones, pero no limitar la agilidad, la flexibilidad ni la velocidad en el proceso.

Gestionar herramientas en vez de gestionar proyectos es equivalente a pensar que, por tener un coche, nos llevará a nuestro destino sin tener que conducirlo. Si seguimos el mismo símil, sobrecargar al Director de Proyectos es poner a su disposición un coche pero obligar a que rellene numerosos y tediosos formularios antes de utilizarlo, aunque tenga que llegar rápidamente a un destino durante una emergencia. (También podría darse el caso de tener un coche y no poder utilizarlo por normas de empresa).

Los errores clásicos al utilizar herramientas de Gestión de Proyectos son:

Falsa sensación de Control: “Tengo un Excel”, “Tengo un Project”. Por tener una lista de tareas, un checklist, un project...no vamos a tener resueltos todos nuestros problemas. La información hay que actualizarla, analizarla y contrastarla con los interesados y el equipo de trabajo. Y lo más importante: hay que tomar decisiones.
Falta de contacto directo con el equipo. El Director de proyectos no hace el trabajo del proyecto, es el equipo asignado al proyecto el que lo hace. Así que por muchas herramientas que utilice, jamás debe olvidar que depende totalmente del desempeño de su equipo y de su entendimiento. Si no hay contacto con el equipo, se pierde información esencial para la gestión del proyecto.
Falta de comunicación con los interesados. La gestión de expectativas es una de las tareas más importantes en la gestión del proyecto. No hay que perder jamás la comunicación con los interesados, y hay que proporcionar todos los mecanismos de retroalimentación necesarios.
Poca flexibilidad / agilidad. Las decisiones tienen que poder tomarse rápidamente, sin paralizar el proyecto, y las opciones no tienen que estar precondicionadas o limitadas por una herramienta. Gestionar las peticiones de cambio requiere agilidad.
Foco difuso. La mayoría de herramientas se centran en gestionar costes y plazos, pero el Director de Proyectos jamás debe perder de vista los objetivos del proyecto recogidos en el acta de constitución ni las expectativas de los interesados. Si controlamos costes y plazos pero nos desviamos de los objetivos, el proyecto será un fracaso. ¿De qué nos sirve terminar en coste y plazo si no cumplimos los objetivos?
Obsesión por los números. Convertir la gestión del proyecto en una carrera de cifras y porcentajes puede acabar en obsesión. Lo importante no siempre se puede medir. (Excelente artículo aquí.).

Por otra parte, al evaluar las herramientas de gestión de proyectos a utilizar, es habitual que haya tendencia a enfocarse en aquellas que ayudan a la planificación de actividades, costes y recursos. No obstante, debemos recordar que tenemos muchas áreas por cubrir:

Estimaciones de plazos y costes
Control de plazos y costes
Asignación, seguimiento y control de recursos
Evaluación del desempeño
Gestión presupuestaria y adquisiciones
Gestión de riesgos
Gestión de la comunicación y expectativas.
Documentación, colaboración.
Información histórica, lecciones aprendidas
Gestión de cambios
Gestión de la configuración
Gestión del alcance
Gestión de la calidad

Difícilmente podremos cubrir todas las áreas con una única herramienta. En otro post analizaremos diferentes opciones para cubrir cada una de las áreas de conocimiento recogidas en el PMBOK

Y tú, ¿gestionas proyectos o gestionas herramientas?

Este artículo se incluye en el temario del módulo de "Herramientas de Gestión de Proyectos" del Curso de Especialista Universitario en Dirección de Proyectos (Project Management) impartido en la Universitat de les Illes Balears