Salvar la línea base ~ Hands-on Project Management

Todo Director de Proyectos es consciente de que en cualquier proyecto habrá cambios.

Las fuentes de cambios pueden ser diversas:

Cambios en el organigrama.
Inestabilidad presupuestaria.
Tecnología cambiante.
Entorno competitivo.
Fuerzas macroeconómicas.
Aprendizaje durante el proyecto.
Simple cambio de ideas o prioridades

Tan importante como procesar los cambios, estén o no estén documentados, es la actividad permanente del Director de Proyectos de asegurar que todo el trabajo va según lo planificado y, en caso contrario, comparar lo real con lo esperado y proponer acciones correctoras para reducir las desviaciones.

Podemos afirmar que el Director de Proyectos es un especialista en planificar líneas base y controlar desviaciones. Durante la ejecución del proyecto, su misión es “Salvar la línea base”

Las solicitudes de cambio deberían recibirse en un formato documentado y el equipo de dirección del proyecto analizar la petición y evaluar su impacto antes de implementarla o rechazarla. En esta evaluación, se tendrá en cuenta su impacto en la línea base del proyecto. Si la solicitud de cambio es aprobada, hay que documentarla con el objeto de que pueda ser implementada apropiadamente, actualizando los documentos del proyecto que sea necesario. Si el cambio se rechaza, hay que justificar por qué.

Desde el punto de vista formal, los cambios deberían ser aprobados, antes de ejecutarse, por el Director del Proyecto, el equipo de dirección del Proyecto o por el Comité de Control de Cambios, pero si hay cambios urgentes que se realizan antes de ser aprobados, también deben documentarse (a posteriori) y someterse a la revisión del Comité de Control de Cambios. Recordemos que el proceso debe ser ágil y en ningún momento paralizar el proyecto.

Y tú, ¿Salvas la línea base de tus proyectos?

Este artículo se incluye en el temario del módulo de "Gestión del Alcance" del Curso de Especialista Universitario en Dirección de Proyectos (Project Management) impartido en la Universitat de les Illes Balears

Bibliografía: PMBOK, El Director de Proyectos a examen