"Andonizando" Proyectos ~ Hands-on Project Management

Andon es un término japonés usado frecuentemente en procesos de producción Just-in-Time. Significa linterna o farolillo y es la señal que utiliza el operario para alertar a sus compañeros y supervisores que se ha producido una situación anormal (defectos, falta de material, avería,...) en la cadena de montaje.

Andon permite que la fábrica funcione como un sistema muscular reflejo, proporcionando a los trabajadores la capacidad de desencadenar una reacción inmediata para la corrección de una anomalía. Cuanto antes se detecta un problema, más fácil es de corregir.

Sin embargo, Andon no es más que una señal. Si no se ha definido cómo proceder, se pierde la capacidad de reacción inmediata y no se garantiza que se resuelva el problema ni que la anomalía detectada no propague otros defectos en el proceso.

Para "Andonizar" nuestros proyectos, debemos tener en cuenta varios factores:

El Andon tiene que ser fácil de entender. En la fabricación de productos, es frecuente pensar que el operario es capaz de distinguir lo correcto de lo anómalo, pero jamás podemos darlo por supuesto en un proyecto o en la prestación de un servicio.

En cada proyecto puede haber diferentes tipos de señales que deben desencadenar reacciones distintas. No todas las anomalías tendrán el mismo impacto ni el mismo procedimiento de resolución. Debemos analizar qué tipo de anomalías hay que comunicar, cómo hacerlo y a quién, así como qué procedimiento debe seguirse en cada anomalía y por parte de quién.

Si una anomalía no va a resolverse a corto plazo, ésta tiene que estar bien documentada y el director de proyecto tiene que poder conocer su estado en todo momento.

Finalmente, debemos destacar que al "Andonizar" es frecuente pensar únicamente en el equipo de trabajo del proyecto o la prestación del servicio, sin embargo, el factor clave de éxito es entender que todos los interesados deben tener mecanismos para comunicar, inmediatamente, cualquier anomalía desde su punto de vista. ¿Tiene el cliente que va a aprobar el proyecto formas claras para comunicarnos lo que él considera una anomalía? ¿Gestionamos sus expectativas? A partir de ahora, pensemos que las reuniones de seguimiento del proyecto son fantásticas oportunidades para "Andonizar" que no podemos desaprovechar.

Y tú, ¿estás Andonizando tus proyectos?

Este artículo se incluye en el temario del módulo de "Seguimiento y Control del Proyecto" del Postgrado en Project Management impartido en la Escola Superior Balear (titulación otorgada por la Universidad Alfonso X el Sabio).