¿Cómo alimentar Stakeholders Informívoros?

Los interesados de nuestros proyectos son informívoros. Necesitan saber cómo va el proyecto. Si no disponen de información, se la inventarán, y tendremos problemas. Pero ojo, que un exceso de información puede Infoxicarles. Abrumar a los interesados con datos irrelevantes, poco elaborados o demasiado detallados durante el seguimiento puede tener más perjuicio que beneficio. 




Para gestionar bien las expectativas de los interesados no sólo hay que saber escuchar, también hay que saber transmitir. Y las comunicaciones que vamos a realizar debemos planificarlas. La clave es tener claro el qué, a quién, cuándo y cómo. En este artículo trataremos de dar respuesta al qué comunicar durante el seguimiento del proyecto.

¿Qué comunicar?


Para saber qué comunicar tratemos de responder a la pregunta ¿Cómo va mi proyecto? La respuesta, obviamente, no puede ser "bien", "mal" o "regular". Tendremos que dar información de avance (progreso), plazos y costes, así como incidencias, riesgos y cambios aprobados. Todo ello para un período de tiempo determinado y teniendo en cuenta el acumulado hasta la fecha.

Recomendaciones para elaborar el informe de seguimiento:
  • Fijar una frecuencia, un período y forma de realizarlo. 
  • Clasificar siempre en pasado, presente, futuro
  • Determinar indicadores y niveles de variación que disparen alarmas. 
  • Estimar el trabajo realizado en el período del informe y en el pasado (acumulado).
  • Reestimar el futuro (Replanificar)
  • Mencionar fuentes de datos, hipótesis y supuestos
En el siguiente esquema se enumera la información que podríamos incluir en nuestro informe.





La información será más fácil de digerir si usamos representacionesn como EDTDiagramas de Gantt, gráficas de barras, etc.

Ejemplo de EDT obtenida con la herramienta TALAIA OpenPPM



Resumen Ejecutivo

Al principio del informe, como si fuera un menú para nuestros comensales, podemos incluir un resumen ejecutivo. Así conseguiremos que nuestros interesados sepan a qué secciones deben prestar especial atención.

Ejemplo de Status Report obtenido con la herramienta TALAIA OpenPPM


En este ejemplo se introducen 4 pinceladas de cómo va el proyecto desde un punto de vista general, riesgos, cronograma y costes, complementado con un semáforo RAG.


Indicadores 

Si queremos poner la guinda al pastel y que el informe sea completo, deberemos incluir indicadores. Los más habituales son los que nos proporciona la técnica de gestion de costes por valor ganado EVM. Los principales son:

Plazos:
  • SV: variación en plazo respecto al previsto
  • SPI: eficiencia de utilización del tiempo
  • EACt: finalización prevista del proyecto
Costes:
  • CV: variación en coste respecto al presupuesto
  • CPI: eficiencia de utilización de los recursos
  • ETC: coste previsto del trabajo restante
  • EAC: coste previsto a la finalización del proyecto.
  • VAC: variación prevista en costes a la conclusión.
  • TCPI: eficiencia de utilización de los recursos pendientes.
Lógicamente, no es conveniente utilizar todos los indicadores en cualquier informe. Por ejemplo, el CPI puede ser necesario en un informe interno, pero totalmente innecesario en un informe externo de un proyecto que está pactado como cerrado a precio fijo.

Para complementar los indicadores de EVM, podemos consultar la KPI Library, que aporta numerosos indicadores clasificados por industria, proceso y negocio.

Ejemplo de tabla de indicadores EVM obtenida con la herramienta TALAIA OpenPPM


Ejemplo de representación EVM obtenida con la herramienta TALAIA OpenPPM



Lecciones Aprendidas
  1. Estar al corriente de lo que sucede durante la ejecución del  proyecto es un reto mucho mayor que elaborar el plan inicial. ¿Nos hemos asegurado de que los miembros del equipo saben cómo informar del progreso y cómo reportar imprevistos e incidencias?
  2. Desviarnos en plazo o en coste durante la ejecución del proyecto no es el peor error que podemos cometer, es mucho más grave esconder los problemas hasta que es demasiado tarde para corregirlos. ¿Hemos definido qué variaciones son aceptables y cuáles deben disparar alarmas?
  3. Establecer diferentes niveles de escalado de problemas puede ayudarnos a no preocupar de forma innecesaria a determinados interesados. Los actos de sincericidio provocan ruido que puede entorpecer la resolución de conflictos menores. 

Y tú, ¿sabes cómo alimentar a tus stakeholders informívoros?


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