Nadar a favor de la corriente ~ Hands-on Project Management

Dicen que nadar a favor de la corriente no es la mejor actitud en un ámbito creativo y de innovación. No obstante habrá ocasiones en las que, como Directores de Proyecto, necesitaremos crear un escenario favorable para que los interesados naden a favor de la corriente.

En los proyectos jamás hay tiempo y/o presupuesto para completar todas las expectativas de los interesados. Por mucho tiempo que se invierta en realizar un buen análisis de las necesidades y/o una exhaustiva planificación del alcance del proyecto, durante la ejecución siempre habrá cambios (1) o peticiones de cambio.

Las buenas prácticas nos aconsejan realizar un control de todas las peticiones de cambio, registrándolas, analizando su impacto en alcance, plazo, coste y calidad y comprobando que no alteren los objetivos iniciales del proyecto.

Las peticiones de cambio deberán seguir un proceso de aprobación, y este proceso tiene que ser ágil, sin paralizar el desarrollo del proyecto, por lo que hay ocasiones en las que los cambios tendrán que realizarse sin más y después ser registrados y documentados.

Sin embargo, ¿cuáles de estas peticiones son más importantes? ¿Podemos decidira nuestro antojo o según nuestra conveniencia? Las técnicas de priorización pueden ayudarnos a identificar cuáles son más importantes.

MoSCoW

Una de las técnicas de priorización más utilizadas en proyectos basados en iteraciones, aproximaciones o SCRUM es la de MoSCoW, ya que permite descartar para siguientes etapas o incluso futuros proyectos aquellas necesidades que no son prioritarias. Esta técnica también puede aplicarse en la etapa final de cualquier proyecto que urge cerrar.

La base es muy sencilla: distinguir entre las necesidades Must, Should, Could y Would

Must: Necesidades que deben satisfacerse. Si no se realiza el cambio o no se cumple con el requerimiento, el proyecto es un fracaso.
Should: Necesidades que deberían satisfacerse.
Could: Necesidades que podrían satisfacerse
Would: Necesidades que si se pueden satisfacer, aumenta notablemente la satisfacción de los intersados.

Prototipos

Los Prototipos o modelos son de cada vez más utilizados en proyectos de software y de construcción. Requieren un cantidad de esfuerzo importante, pero pueden ayudar a los interesados a detectar en etapas iniciales del proyecto posibles necesidades no cubiertas, malentendidos e identificar errores de concepto o diseño. Basar toda la ejecución de un proyecto en un documento, por muy completo que sea, no es siempre una buena opción.

Wish list

Por otra parte tenemos las Wish list (o carta a los Reyes Magos), que ayudan a mejorar la comunicación entre los interesados y el equipo del proyecto, agrupando aquellos intereses que no son prioritarios ni urgentes y que podrían cubrirse en etapas finales del proyecto o en fases posteriores si sobra tiempo y/o dinero.

Nadar a favor de la corriente

Pero no todo tiene que ser analizar, clasificar, priorizar. También podemos enseñar a los interesados a nadar a favor de la corriente. Hay una escena de la película "La vida es bella" que ilustra perfectamente este concepto.

El protagonista de esta escena es Guido (Roberto Benigni), un avispado camarero que es capaz de convencer a un importante cliente que el menú que desea tomar es justo el que acaba de rechazar otra persona.

¿Y tú, enseñas a los interesados a nadar a favor de la corriente?

(1) Heráclito afirma que el fundamento de todo está en el cambio incesante. El ente deviene y todo se transforma en un proceso de continuo nacimiento y destrucción al que nada escapa.